IntelliReach

Детальна інструкція користувача

Коротко про логіку роботи сервісу: ви підключаєте акаунти відправників, прогріваєте їх, створюєте розсилку, запускаєте її, слідкуєте за доставленням і відповідями, а знайдені компанії та контакти зберігаєте в розділі Клієнти як у внутрішній CRM.

Зміст

• Швидкий старт
• 1. Додавання акаунтів відправників
• 2. Прогрів акаунтів
• 3. Створення розсилки
• 4. Запуск розсилки та контроль результатів
• 5. Розділ «Клієнти»
• 6. Розділ «Трекінг відповідей»
• 7. Підписка та оплата за рахунком
• Практичні поради щодо доставлення

Швидкий старт

1. Підключіть щонайменше 2-5 облікових записів відправників, якщо плануєте регулярні кампанії.
2. Одразу поставте нові акаунти на прогрів.
3. Для принаймні одного акаунта відправника увімкніть трекінг відповідей, щоб бачити реальні відповіді в єдиному розділі вхідних.
4. Створіть кампанію: спочатку аудиторія та налаштування, потім тексти листів.
5. Перед масштабним запуском дотримуйтеся помірного денного ліміту та перевіряйте блок доставлюваності.
6. Якщо листи почали потрапляти у спам, краще призупинити кампанію, до-прогріти акаунти та спростити тексти.

1. Додавання акаунтів відправників

Акаунт відправника — це поштова скринька, з якої система буде надсилати листи. У інтерфейсі розділ називається «Відправники» (Senders), але фактично це просто ваші акаунти відправників.

Що ми рекомендуємо для старту: починайте зі звичайних особистих акаунтів Gmail і Outlook. Такі скриньки мають вище початковий рівень довіри поштових сервісів, тому на старті зазвичай легше отримати хорошу доставку листів. Вже пізніше, коли ви розберетеся із прогрівом та контролем репутації, можна підключати бізнес-акаунти Google Workspace, Microsoft 365 і адреси на власному домені.

Тип акаунта — Коли використовувати — Як підключається

• Google: Якщо у вас Gmail чи Google Workspace. Через OAuth: входите у Google і дозволяєте доступ.
• Microsoft: Якщо у вас Outlook / Microsoft 365. Через OAuth: входите у Microsoft і дозволяєте доступ.
• Власний SMTP: Якщо у вас інша пошта або власний SMTP-сервер. Вручну: вводите SMTP-дані акаунта.

Просте правило: якщо є можливість підключити Google чи Microsoft напряму, це зазвичай найзручніше. Підключення через SMTP необхідне, якщо пошта не від цих провайдерів або ви користуєтеся власним доменом.

Для досвідчених користувачів: якщо ви підключаєте бізнес-пошту на власному домені, лише авторизації в сервісі недостатньо. Для гарної доставки на стороні домену повинні бути налаштовані щонайменше SPF, DKIM, DMARC і коректні MX-записи. Якщо ви піднімаєте власний поштовий сервер, додатково часто потрібен PTR / reverse DNS. Без цих записів листи можуть стабільно потрапляти в спам навіть з якісним текстом.

Як додати акаунт відправника

1. Відкрийте розділ «Відправники» (Senders).
2. Натисніть додати новий акаунт відправника.
3. Оберіть тип провайдера: Google, Microsoft або власний SMTP.
4. Вкажіть адресу електронної пошти акаунта.
5. Завершіть підключення згідно сценарію нижче, залежно від типу акаунта.

Скріншот: розділ «Відправники» зі списком відправників і кнопкою додавання нового акаунта.

Варіант 1. Google

1. Оберіть Google.
2. Введіть адресу електронної пошти акаунта.
3. Система перенаправить вас у Google.
4. Увійдіть у потрібний акаунт та підтвердіть доступ.
5. Важливо! Поставте прапорець на дозвіл відправки листів!
6. Після повернення у сервіс переконайтеся, що акаунт відображається у списку відправників.

Це найпростіший спосіб підключення Gmail. Вручну вводити пароль від основного Google-акаунта в сервіс не потрібно.

Скріншот: вікно підключення Google-акаунта відправника.

Варіант 2. Microsoft

1. Оберіть Microsoft.
2. Введіть адресу електронної пошти акаунта.
3. Система перенаправить вас у Microsoft.
4. Авторизуйтеся та підтвердіть дозволи.
5. Після повернення перевірте, що акаунт підключений і відображається як активний.

Варіант 3. Власний SMTP

Цей варіант використовується для нестандартної пошти. Тут важливі точні SMTP-налаштування, які надає ваш поштовий провайдер або адміністратор домену.

Поле — Що означає — На що впливає

• Email: Поштова скринька, з якої надсилатимуться листи. Саме цю адресу побачать одержувачі.
• SMTP ім'я користувача: Логін для входу в SMTP. Потрібен для авторизації на сервері відправки.
• SMTP пароль: Пароль до SMTP або окремий пароль додатку. Без нього листи не надсилатимуться.
• SMTP хост: Адреса SMTP-сервера, наприклад smtp.example.com. Визначає, куди сервіс підключається для надсилання.
• SMTP порт: Порт підключення, зазвичай 465 або 587. Впливає на спосіб захищеного з'єднання.
• SSL/TLS: Захищений режим підключення. Якщо налаштування невірні, з'єднання не встановиться.

Якщо ваш провайдер використовує порт 465, зазвичай це означає захищене SSL/TLS-з'єднання. Якщо використовуєте власний SMTP, завжди беріть хост, порт і тип захисту з інструкцій вашого поштового провайдера.

Скріншот: ручна SMTP-форма для підключення відправника.

На що звернути увагу після підключення

• Статус акаунта відправника має бути активним та підключеним.
• Якщо акаунт новий, не починайте з нього одразу повноцінну холодну розсилку: спочатку прогрів.
• Якщо сервіс показує попередження щодо хоста чи порту, перевірте, чи не переплутані SMTP- та IMAP-налаштування.
• Якщо акаунт пізніше буде позначений як «Відключено (Спам)», його потрібно заново прогріти.

2. Прогрів акаунтів

Прогрів — це поступове збільшення активності поштової скриньки. Простіше кажучи: ви не надсилаєте одразу багато листів, а даєте поштовому сервісу звикнути до активності акаунта.

Навіщо потрібен прогрів:

• знижує ризик потрапляння в спам;
• зменшує шанс блокувань з боку Google, Microsoft та інших провайдерів;
• допомагає досягти кращої доставлюваності перед запуском реальної розсилки.

Практична рекомендація: для холодних розсилок безпечніше прогрівати акаунти не кілька днів, а 3-4 тижні. Особливо це важливо для нових скриньок, акаунтів після паузи та доменної пошти, яка раніше не використовувалась активно.

Коли прогрів обовʼязковий

• Якщо акаунт новий.
• Якщо з нього раніше не надсилали холодних листів.
• Якщо акаунт довго не використовувався.
• Якщо за тестами доставлюваності листи почали масово потрапляти в спам.

Як запустити прогрів

1. Відкрийте розділ «Відправники» (Senders).
2. Знайдіть потрібний акаунт.
3. Натисніть запуск прогріву.
4. Виберіть параметри прогріву.
5. Підтвердьте старт.

Скріншот: діалог запуску прогріву з параметрами прогріву.

Що означають параметри прогріву

Початкова кількість листів на день: Скільки листів надсилати в перший день прогріву. Чим обережніше старт, тим безпечніше для нового акаунта.

Щоденне збільшення: На скільки листів на день збільшувати обʼєм. Визначає швидкість зростання навантаження.

Тривалість прогріву: Скільки днів триватиме прогрів. Чим слабша репутація акаунта, тим кориснішим є довший прогрів.

Безпечний старт для більшості нових акаунтів

• Починати з 1-2 листів на день.
• Збільшувати поступово, без різких стрибків.
• Тримати прогрів 3-4 тижні, а при слабкій доставлюваності — ще довше.

У коді зараз для нового акаунта за замовчанням створюється базовий короткий шаблон прогріву: 3 листи в перший день, потім +3 листи в день, тривалість 7 днів. Але для реальної холодної розсилки цього часто замало, тому безпечніше продовжувати прогрів до 3-4 тижнів.

Які статуси акаунта ви можете побачити

• Новий — акаунт підключено, але ще не прогріто.
• У процесі прогріву — прогрів уже йде.
• Прогріто — акаунт вважається прогрітим і готовим до роботи.
• Відключено — з’єднання втрачено, акаунт потрібно підключити знову.
• Відключено (Спам) — акаунт тимчасово виключено з роботи через погану доставлюваність.

Якщо акаунт отримав статус, пов’язаний зі спамом, не варто продовжувати масове надсилання. Правильна реакція: зупинити навантаження, знову прогріти акаунт і переглянути тексти.

Коли можна використовувати ручну позначку «Прогріто»

Тільки якщо ви точно знаєте, що цю скриньку вже було якісно прогріто раніше, поза поточною системою. Якщо не впевнені — краще не пропускати прогрів.

3. Створення розсилки

В IntelliOutreach створення розсилки складається з двох великих частин:

1. налаштування аудиторії та правил пошуку;
2. підготовка ланцюжка листів.

Найкраща практика: спочатку налаштувати, кому ви хочете писати, і тільки потім працювати над текстом. Так листи будуть точнішими, а конверсія вищою.

Покроковий сценарій створення кампанії

1. Відкрийте розділ «Розсилки» (Campaigns).
2. Натисніть на створення нової кампанії.
3. Заповніть базові поля.
4. За необхідності опишіть задачу ІІ-асистенту звичайною мовою.
5. Якщо потрібно більше контролю, увімкніть розширений режим.
6. Налаштуйте ліміти, розклад та акаунти відправників.
7. Зберіть ланцюжок листів.
8. Збережіть кампанію і після перевірки запускайте.

Скріншот: стартовий екран створення нової кампанії.

Базові поля у верхній частині форми

Назва кампанії: Назва вашої розсилки. Зробіть її зрозумілою: щоб потім швидко відрізняти кампанії за ринком, продуктом або гіпотезою.

Тестовий запуск: Пробний режим. Корисно, якщо бажаєте акуратно перевірити налаштування перед серйознішим стартом.

Розсилати по клієнтах: Надсилання по вже існуючих компаніях з вашого розділу «Клієнти». Вмикайте, якщо хочете писати не за новим пошуком, а по внутрішній клієнтській базі (CRM).

Типи клієнтів: Яким типам клієнтів з клієнтської бази (CRM) можна надсилати. Наприклад, лише потенційним клієнтам або лише гарячим лідам.

Виключені типи клієнтів: Які типи клієнтів потрібно виключити. Корисно, якщо частина бази завідомо не підходить під конкретну пропозицію.

ІІ-чат для визначення задачі кампанії

У формі є блок з ІІ-описом кампанії. Це зручний режим, коли ви не хочете вручну налаштовувати аудиторію по всіх параметрах. Ви просто описуєте задачу звичайною мовою, а система допомагає перетворити її на структуровану кампанію.

Як це працює

1. Ви пишете, кого хочете знайти й що пропонуєте.
2. ІІ задає лише відсутні уточнюючі питання.
3. Після цього система збирає зведення: аудиторія, географія, джерела й фільтри.
4. На основі цього зведення частина полів кампанії заповнюється автоматично.

Приклад гарного запиту до ІІ-чату

“Знайди по Україні компанії, яким може бути корисний інтернет-маркетинг: клініки, виробники та інтернет-магазини. Не хочу надто широку вибірку, цікавлять компанії з сайтом і електронною поштою.”

Скріншот: блок ІІ-чату для опису задачі кампанії.

Навіщо користуватись ІІ-чатом

• Він допомагає не забути важливі параметри пошуку.
• Прискорює створення кампанії, якщо не хочеться все налаштовувати вручну.
• Зручно, коли ви знаєте задачу по суті, але не хочете думати про структуру полів.

Що означає зведення задачі (Intent Summary)

Це коротке резюме того, як система зрозуміла вашу задачу: кого шукати, де шукати, наскільки широко шукати й з яких джерел збирати компанії.

Якщо зведення виглядає неточно, не запускайте кампанію одразу. Або уточніть задачу в ІІ-чаті, або увімкніть розширений режим та виправте вручну.

Розширений режим: для чого потрібен

Розширений режим потрібен, коли ви хочете не просто описати кампанію по суті, а вручну управляти всіма важливими параметрами пошуку. Це режим точної настройки.

Розбір всіх налаштувань розширеного режиму

Цілі пошуку: Кого саме ви хочете знайти: ніші, типи компаній, ролі, сегменти. Це основа пошуку. Чим точніше ціль, тим якісніша вибірка. В поточному інтерфейсі краще тримати до 5 ключових напрямків пошуку.

Країна: Країна пошуку. Обмежує географію всієї кампанії.

Категорія бізнесу: Основні категорії бізнесу. Сильно впливає на релевантність знайдених компаній.

Підкатегорія бізнесу: Вужчі підкатегорії всередині основної категорії. Допомагає звузити вибірку та прибрати зайвий шум.

Опис цільової аудиторії: Текстовий опис ідеального клієнта. Допомагає системі краще зрозуміти, кого вважати гарним збігом.

Регіони: Конкретні міста, області чи регіони. Якщо не хочете всю країну, вкажіть потрібні території вручну.

City size: Big / Middle / Small: Автоматичний підбір міст за розміром. Прискорює налаштування географії. Наприклад, можна шукати лише великі міста або лише малі локальні ринки.

Переважні джерела компаній: З яких джерел краще збирати компанії. Впливає на те, звідки буде надходити база: офіційний реєстр, пошук по сайтах, Google Maps, Instagram, Prom.ua.

Перевизначення веб-пошуку: Примусово увімкнути, вимкнути або залишити автоматичний web-пошук. Корисно, якщо ви точно знаєте, чи потрібен вам пошук по сайтах.

Перевизначення пошуку по мапах: Примусово увімкнути, вимкнути або залишити автоматичний пошук по мапах. Особливо зручно для локального бізнесу: салони, клініки, ресторани, майстерні, офлайн-точки.

Наявність сайту: Чи є вимога до наявності сайту. Можна шукати будь-які компанії, лише з сайтом або лише без сайту.

Соцмережі на сайті: Чи є на сайті посилання на соцмережі. Допомагає відсіяти більш “упаковані” компанії або, навпаки, недоопрацьовані.

Наявність електронної пошти: Чи є вимога до наявності електронної пошти. Якщо важливий лише прямий контакт, вмикайте обов’язкову наявність електронної пошти.

Наявність телефону: Чи є вимога до наявності телефону. Допомагає, якщо потрібна повніша картка компанії для multichannel-роботи.

Режим аудиторії: Precise — вже й точніше. Broad — ширше і вільніше. Precise краще, коли потрібна якісна й вузька аудиторія. Broad — коли хочете зібрати ширшу вибірку та потім відфільтрувати.

Охоплення географії: Selected regions — лише вибрані регіони. Countrywide — вся країна. Визначає масштаб географії кампанії.

Модель бізнесу: Тип бізнесу: онлайн, офлайн / локальний, змішаний. Допомагає відрізняти інтернет-бізнес, локальний офлайн і змішані моделі.

Оцінка розміру компанії: Оцінка масштабу компанії: одна людина, мікро, малий, середній та вище. Корисно, якщо ваш оффер розрахований лише на малі компанії або, навпаки, на зріліший бізнес.

Бажаний обсяг результату: Бажаний обсяг результату. У поточному сценарії це здебільшого формується ІІ-резюме та стратегією пошуку, а не окремою ручною настройкою для щоденної роботи.

Як зрозуміти, коли обирати Precise, а коли Broad

Precise

• Коли база має бути меншою, але чистішою.
• Коли оффер підходить лише вузькому сегменту.
• Коли ви не хочете витрачати ліміти на зайві компанії.

Broad

• Коли ви ще тестуєте гіпотезу.
• Коли потрібна ширша база для відбору.
• Коли аудиторію можна окреслити лише приблизно, а не дуже вузько.

Скріншот: розширений режим кампанії з ручними налаштуваннями пошуку.

Ліміти та розклад надсилання

Денний ліміт листів: Максимум листів на день на кожен акаунт відправника. Для кращої доставлюваності тримайте ліміт помірним. В інтерфейсі максимум 40 на день на акаунт.

Дні надсилання: Які дні тижня дозволено надсилати. Зазвичай зручно залишати робочі дні, якщо ви проводите B2B outreach.

Час початку: З якого часу починати надсилання. Підбирайте під робочий час цільової аудиторії.

Час завершення: До якого часу можна надсилати. Не обирайте занадто пізній час без необхідності.

Вибір акаунтів відправників: Які акаунти беруть участь у кампанії. Якщо не обмежувати вручну, зазвичай обираються доступні підключені акаунти.

Важлива логіка з коду: фактична швидкість відправки у нових акаунтів все одно зростає поступово, навіть якщо відразу поставити бажаний максимум у налаштуваннях кампанії. Наразі система обмежує новий акаунт так: до 1 місяця — 5 листів на день, до 2 місяців — 10, до 3 місяців — 20, далі — до 40. Тому можна одразу виставляти бажаний верхній ліміт, а реальний обсяг збільшиться самостійно в міру «дорослішання» акаунтів.

Високий денний ліміт не робить кампанію “кращою”. Він лише швидше навантажує акаунти. Загальне правило таке: чим менше з одного акаунту листів на день, тим краще. Додавайте більше акаунтів, якщо потрібно надсилати більше листів.

Скріншот: ліміти та розклад надсилання у налаштуваннях кампанії.

Виключені типи клієнтів

В цьому ж блоці можна одразу виключити типи клієнтів, яким не потрібно надсилати нову кампанію. Це корисно, щоб не писати повторно тим, хто вже не повинен отримувати холодні листи.

• Виключайте відписані (Unsubscribed), аби не порушувати їх вибір і не погіршувати репутацію відправника.
• Виключайте Client / Клієнт, якщо це вже чинний клієнт і для нього потрібен окремий сценарій комунікації.
• Виключайте Rejected / Відхилені, якщо ви вже зрозуміли, що ці компанії вам не підходять.
• Такий фільтр особливо корисний при повторних запусках по CRM-базі, щоб не змішувати нових лідів, чинних клієнтів та відписаних.

Скріншот: виключені типи клієнтів у налаштуваннях кампанії.

Створення ланцюжка листів

У кампанії використовується ланцюжок листів: перший лист і наступні листи-нагадування. В поточному інтерфейсі можна зібрати до 3 кроків: перший лист і ще до двох наступних.

Як влаштовано ланцюжок

• Крок 1 — перший лист: у нього є тема і тіло листа.
• Крок 2 і далі — наступні листи: у них є текст і затримка у днях після попереднього кроку.
• Наступні листи надсилаються як відповідь у тому ж ланцюжку.
• Якщо отримувач відповідає, решта кроків у ланцюжку автоматично зупиняються.

Що означає затримка наступного листа

Це пауза між листами. Наприклад, якщо у наступного листа затримка 3 days, другий лист піде через три дні після попереднього кроку, якщо людина не відповіла.

Як писати перший лист

• Тема повинна бути короткою, природною і без “гучних” обіцянок.
• Лист краще робити простим, як звичайне ділове повідомлення, а не як рекламний банер.
• Не перевантажуйте лист жирним шрифтом, посиланнями, кольорами або складною версткою.
• Одна зрозуміла пропозиція та один зрозумілий наступний крок працюють найкраще.

Спінтакс (Spintax): що це і як користуватись

Спінтакс (Spintax) — це спосіб зробити кілька природних варіантів одного й того ж тексту. Система випадково підставляє один із варіантів, і листи виходять не повністю ідентичними.

Синтаксис

Використовуйте формат: {Привіт|Добрий день|Вітаю}

Це означає, що у листі буде випадково обрано один варіант.

Де застосовувати спінтакс

• у темі листа;
• у привітанні;
• у 1-2 фразах основного тексту;
• у м’якому CTA або завершальній фразі.

Як застосовувати правильно

• Використовуйте невеликі варіації, а не повністю різні тексти.
• Зазвичай 3-5 варіантів в одному місці більш ніж достатньо.
• Не треба "крутити" кожне речення.
• Після вставки скористайтеся попереднім переглядом, щоб побачити приклад готового листа.
• Якщо система попереджає про незакриті фігурні дужки, виправте синтаксис до запуску.

Покращити за допомогою ІІ

Для теми та тексту листа є кнопка «Покращити з ІІ» (Improve with AI). Вона переписує поточний варіант у більш акуратну форму з акцентом на зрозумілість і доставлюваність.

Як це працює

1. Ви пишете свій чорновик.
2. Натискаєте «Покращити з ІІ» (Improve with AI).
3. Система генерує один покращений варіант, готовий до спінтаксу.
4. Ви можете переглянути результат, скопіювати, замінити текст або згенерувати ще один варіант.

Кожна ІІ-генерація чи перегенерація списує 30 credits. Це стосується як покращення теми, так і тексту листа.

Коли покращення за допомогою ІІ особливо корисне

• якщо текст надто рекламний;
• якщо лист звучить жорстко або неприродно;
• якщо бажаєте швидко отримати більш м'який і безпечний варіант для доставлення;
• якщо потрібно зробити текст коротшим або професійнішим.

Check style: швидка перевірка якості варіанту

У формі є швидка перевірка style check для теми або тексту листа. Вона потрібна, щоб швидко зрозуміти, що у тексті виглядає добре, а що може погіршувати сприйняття або доставлюваність.

Це не заміна здоровому глузду, але корисний інструмент для фінальної перевірки перед запуском.

Підпис і посилання для відписки

Використовувати ім’я відправника в підписі: Підставляє ім’я акаунта відправника у підпис листа. Робить лист більш особистим і природним.

Додати посилання для відписки: Додає посилання для відписки. Корисно в окремих випадках, але для першого холодного листа зайві посилання можуть погіршити доставку.

Якщо не впевнені, краще не перевантажувати перший лист посиланнями. В інтерфейсі є спеціальне попередження, що посилання для відписки у першому холодному листі може погіршити потрапляння у «Вхідні».

Скріншот: редактор ланцюжка листів і наступних кроків.

4. Запуск розсилки та контроль результатів

Як запускати кампанію

1. Відкрийте список кампаній.
2. Знайдіть потрібну кампанію.
3. Натисніть запуск.
4. Якщо система покаже попередження про непідігріті акаунти відправників, краще зупинитися та спочатку вирішити питання з підігрівом.

Скріншот: список кампаній зі статусами та дією запуску.

Запускати холодну розсилку без підігрітих акаунтів ризиковано. Сервіс прямо попереджає, що це може вплинути на доставляння і навіть призвести до блокувань.

Де дивитись результати

Основні дані переглядають у двох місцях:

• у списку «Розсилки» (Campaigns) — для швидкого контролю стану;
• у деталях конкретної кампанії — для глибшого аналізу.

Що видно у списку «Розсилки»

• статус кампанії: готова, запущена, зупинена, завершена, на паузі тощо;
• прогрес пошуку компаній;
• прогрес відправки листів;
• поточний зріз доставки, якщо за кампанією вже є дані;
• позначки щодо якості тексту, якщо запускалася перевірка.

Що дивитись у деталях кампанії

• Всього знайдено компаній — скільки компаній знайдено.
• Компанії без електронної пошти — скільки компаній знайдено без електронної пошти.
• Всього знайдено адрес електронної пошти — скільки адрес електронної пошти знайдено.
• Невалідні адреси електронної пошти — скільки адрес відбраковано як невалідні.
• Всього відправлено листів — скільки листів реально відправлено.
• Reply rate — частка відповідей. Особливо корисна, якщо у акаунтів відправників підключено трекінг відповідей.
• Відписалися (Unsubscribed) — скільки контактів виключено з подальшої комунікації.
• Daily activity — щоденна активність по кампанії.

Як стежити за доставлянням

Для цього в кампанії є блок «Тест доставляння» (Deliverability Test). Він показує, куди в середньому потрапляють тестові листи:

• Вхідні (Inbox) — листи доходять нормально.
• Спам — листи потрапляють у спам, потрібне втручання.
• Невідомо (Unknown) — ще немає точного результату або розміщення не визначено.

Що особливо важливо переглядати

• загальну частку листів у вхідних (Inbox rate) по кампанії;
• загальну частку листів у спамі (Spam rate) по кампанії;
• розбивку за окремими акаунтами відправників;
• динаміку за часом: стало краще чи гірше після запуску.

Якщо доставляння погане

1. Поставте кампанію на паузу або зупиніть її.
2. Дайте акаунтам відправників ще щонайменше тиждень підігріву.
3. Зменшіть денний ліміт на один акаунт відправника.
4. Спрощуйте тексти: менше посилань, менше «продажності», менше форматування.
5. Перевірте теми листів і першу фразу: саме вони часто впливають на доставляння.
6. Після цього повторно стежте за показниками доставляння і тільки потім масштабуйте.

Скріншот: блок тесту доставляння у деталях кампанії.

Як зрозуміти, що вже потрібно втручатися

• Частка листів у спамі (Spam rate) помітно зростає.
• Частка листів у вхідних (Inbox rate) падає після старту кампанії.
• Акаунти відправників починають отримувати погану репутацію або відключаються через спам.
• Відповідей мало, при цьому тема та текст виглядають занадто рекламно або погано читаються.

5. Розділ «Клієнти»

Розділ «Клієнти» (Clients) — це внутрішня клієнтська база (CRM) у IntelliOutreach. Тут зберігаються компанії, з якими ви вже співпрацюєте або хочете співпрацювати: знайдені системою, імпортовані вручну чи додані з вхідної пошти.

Для чого потрібен розділ «Клієнти»

• зберігати базу компаній та контактів в одному місці;
• ділити базу за статусами;
• відстежувати історію спілкування;
• запускати розсилки вже по накопиченій клієнтській базі (CRM);
• додавати нотатки, теги та змінювати статуси в процесі роботи.

Основні статуси в клієнтській базі

• Потенційний клієнт (Prospect) — компанія потенційно цікава.
• Гарячий лід (Hot Lead) — теплий лід, є підвищений інтерес.
• Клієнт (Client) — діючий клієнт.
• Відхилено (Rejected) — компанія не підходить або вже неактуальна.

У системі також можуть використовуватись додаткові користувацькі статуси, якщо це дозволено вашим тарифом та налаштуваннями.

Як користуватися розділом «Клієнти»

1. Відкрийте розділ «Клієнти» (Clients).
2. Скористайтесь пошуком за електронною поштою, компанією чи сайтом, щоб швидко знайти потрібну картку.
3. Відкрийте картку компанії та оновіть статус, теги й нотатки.
4. Переглядайте історію розсилок та відповідей по компанії.
5. За необхідності відправляйте індивідуальний лист прямо з картки.

Що можна робити в таблиці клієнтів

• шукати та фільтрувати компанії;
• сортувати список;
• включати й приховувати колонки;
• виділяти кілька записів водночас;
• масово змінювати статуси;
• масово видаляти записи;
• видаляти всі записи з поточного відфільтрованого подання, якщо потрібно.

Скріншот: таблиця клієнтів з пошуком, фільтрами та масовими діями.

Імпорт бази в розділ «Клієнти»

Ви можете імпортувати базу з файлів .xlsx, .xls або .csv.

1. Відкрийте розділ «Клієнти».
2. Оберіть імпорт.
3. Завантажте файл.
4. Вкажіть, який статус призначити імпортованим компаніям.
5. За необхідності додайте теги.
6. Перевірте результат після імпорту.

За поточною логікою інтерфейсу імпорт не замінює пошук компаній, а лише додає готові дані у внутрішню клієнтську базу (CRM). Сервіс також перевіряє адреси електронної пошти під час такого імпорту.

Скріншот: імпорт клієнтської бази з файлу.

Як заповнювати картку компанії

У картці компанії можна зберігати:

• назву компанії;
• сайт;
• адресу електронної пошти та телефони;
• посилання на соцмережі;
• локацію;
• нотатки;
• теги;
• історію відправлених листів і відповідей.

Чому це зручно

• Ви не втрачаєте компанію після першої розсилки.
• Можна швидко перевести лід у інший статус.
• Зручно розділяти холодні контакти, теплі ліди та реальних клієнтів.
• Можна запускати окремі кампанії саме по клієнтській базі (CRM), а не тільки за новим пошуком.

6. Розділ «Трекінг відповідей»

Трекінг відповідей потрібен для того, щоб сервіс не лише надсилав листи, а й бачив реальні вхідні відповіді з ваших поштових скриньок. Завдяки цьому всі відповіді збираються в одному місці, а ланцюжки подальших листів працюють коректно.

Головна користь трекінгу: коли людина відповіла, ви бачите це в єдиному розділі вхідних, можете швидко відповісти, звʼязати діалог із карткою клієнта і не продовжувати зайві наступні листи.

Що дає трекінг відповідей

• єдиний розділ вхідних по підключеним обліковим записам відправників;
• автоматичне збирання вхідних відповідей;
• зупинку подальших кроків ланцюжка після реальної відповіді одержувача;
• кращі метрики по відповідях і частині аналітики щодо відгуків;
• можливість відповідати прямо з інтерфейсу.

Як увімкнути трекінг

1. Відкрийте розділ «Відправники» (Senders).
2. Знайдіть потрібний акаунт відправника.
3. Увімкніть для нього трекінг відповідей.
4. Пройдіть сценарій підключення залежно від типу акаунта.
5. Якщо система просить протестувати зʼєднання, обовʼязково зробіть тест до збереження.

Скріншот: увімкнення трекінгу відповідей та налаштування IMAP.

Як підключення відрізняється для різних типів акаунтів

Тип акаунта: Google OAuth

• Як підключається трекінг: Відкривається IMAP-діалог, де зазвичай потрібен пароль додатка Google
• Що важливо памʼятати: Для Gmail зазвичай треба увімкнути двофакторний захист у Google і згенерувати окремий пароль додатку

Тип акаунта: Microsoft OAuth

• Як підключається трекінг: Система веде через повторне OAuth-підключення для IMAP-доступу
• Що важливо памʼятати: Зазвичай окремий IMAP-пароль вводити не потрібно, авторизація йде через OAuth2 / XOAUTH2

Тип акаунта: Власний SMTP

• Як підключається трекінг: Потрібно вручну вказати хост IMAP, порт IMAP, тип захисту і пароль
• Що важливо памʼятати: Після введення даних потрібно натиснути «Перевірити зʼєднання» (Test Connection); зберегти без успішного тесту неможливо

Що означають поля IMAP-підключення

Хост IMAP: Адреса сервера вхідної пошти, наприклад imap.gmail.com. Через нього сервіс читає вхідні відповіді.

Порт IMAP: Порт сервера вхідної пошти. Визначає тип зʼєднання і те, чи зможе сервіс підключитися.

Захист / SSL: Захищений режим IMAP-підключення. Якщо вказати невірно, трекінг не працюватиме.

Пароль / пароль додатку: Пароль для читання пошти або окремий пароль додатку. Потрібен для авторизації у вхідній пошті.

Не плутайте SMTP та IMAP. SMTP відповідає за надсилання, IMAP — за читання вхідних листів і відповідей. Якщо переплутати хост або порт, трекінг не підключиться.

Де дивитися відповіді після підключення

Після увімкнення трекінгу відповіді потрапляють у єдиний розділ вхідних, де зазвичай доступні:

• вкладки Відкриті (Open), Архів (Archived) та Відкладені (Snoozed);
• пошук по листуванню;
• ручне оновлення розділу вхідних;
• відповідь прямо з інтерфейсу;
• звʼязування листування з карткою компанії у розділі «Клієнти»;
• архівація, відкладання та видалення діалогів.

Скріншот: єдина вхідна скринька (inbox) з відповідями після увімкнення трекінгу.

Як працює трекінг разом із ланцюжками

• якщо людина відповіла, подальші кроки по ній зупиняються;
• якщо ви самі відповідаєте через розділ вхідних, це йде як звичайна відповідь у ту ж ланцюжок;
• наступні листи з другого кроку також відправляються у тій же гілці листування;
• автовідповіді на кшталт out-of-office не завжди вважаються повноцінною відповіддю.

Обмеження та практичні зауваження

• У поточному інтерфейсі безкоштовний план (free) обмежує трекінг одним акаунтом відправника одночасно.
• Для Gmail трекінг зазвичай упирається у коректно створений пароль додатку.
• Для нестандартної пошти перед збереженням обовʼязково потрібен успішний тест зʼєднання.
• Якщо трекінг не підключений, ви все одно можете надсилати листи, проте буде менше корисної аналітики по відповідях у системі.

7. Підписка та оплата за рахунком

Якщо вам незручно оплачувати тариф банківською карткою, у розділі «Профіль» (Profile) є окремий блок «Безготівкова оплата» (Invoice Billing) для безготівкової оплати за рахунком. Цей сценарій підходить для ФОП, ТОВ та інших юросіб, яким потрібен офіційний рахунок на тариф чи додаткові кредити.

За поточною логікою продукту ви один раз зберігаєте реквізити компанії, потім створюєте рахунок, а після підтвердження оплати адміністратором підписка або кредити активуються автоматично.

Скріншот: розділ «Безготівкова оплата» в профілі для безготівкової оплати.

Коли використовувати оплату за рахунком

• Якщо оплата має здійснюватися від імені компанії або ФОП, а не з особистої картки.
• Якщо вам потрібен офіційний рахунок на тариф, кредити чи змішане замовлення.
• Якщо бухгалтерії потрібні реквізити, email для документів і історія рахунків в одному місці.

Які поля потрібно заповнити

Назва компанії (Company name)
Юридична назва компанії або ФОП
Вказується в рахунку та платіжних документах

EDRPOU
Код ЄДРПОУ або ІПН/реєстраційний код
Потрібен для коректного оформлення рахунку

Юридична адреса (Legal address)
Юридична адреса компанії
Використовується в білінговому профілі та документах

Поштова адреса (Postal address)
Поштова адреса, якщо вона відрізняється від юридичної
Потрібна для реквізитів і документообігу

Email для рахунків (Billing email)
Email, на який повинні приходити рахунки
Сюди система надсилає PDF-рахунок та пов'язані документи

Підписант / посада підписанта (Signer name / Signer title)
ПІБ та посада підписанта
Використовується для документів юрособи

Примітки (Notes)
Додаткові коментарі для рахунку
Корисно для внутрішніх позначень або побажань бухгалтерії

Покроковий план дій

1. Відкрийте розділ «Профіль» (Profile).
2. Прокрутіть сторінку до блоку «Безготівкова оплата» (Invoice Billing).
3. Заповніть реквізити компанії: назву, ЄДРПОУ, юридичну адресу, email для рахунків, підписанта та при необхідності поштову адресу.
4. Якщо поштова адреса збігається з юридичною, увімкніть опцію «Збігається з юридичною адресою» (Same as legal address).
5. Натисніть «Зберегти платіжний профіль» (Save billing profile), щоб зберегти реквізити один раз.
6. У блоці «Створити рахунок» (Create invoice) виберіть, що ви хочете оплатити: тариф, додаткові кредити або обидва варіанти.
7. Якщо потрібен тариф, виберіть його у полі «Тарифний план» (Subscription plan).
8. Якщо потрібні лише або додатково кредити, вкажіть кількість у полі «Додаткові кредити» (Extra credits).
9. Натисніть «Створити рахунок» (Create invoice).
10. Дочекайтеся листа з рахунком на email для рахунків (Billing email) й оплатіть його банківським переказом.
11. Після оплати відправте квитанцію на support@intellireach.agency.
12. Далі протягом дня після перевірки оплати тариф або кредити будуть активовані.

Що відбувається після оплати: після відправки квитанції на support@intellireach.agency команда перевіряє оплату, і протягом дня тариф активується, а кредити нараховуються. Якщо рахунок включав тариф, система переводить підписку в режим щомісячного виставлення рахунків, тому далі новий рахунок надходитиме автоматично. Також наприкінці місяця автоматично надсилатиметься акт виконаних робіт.

Що можна оплатити через рахунок

• Лише тариф підписки.
• Лише додаткові кредити.
• Змішаний рахунок: тариф плюс додаткові кредити в одному документі.

Як розуміти кредити: у цій логіці 1 кредит = 1 знайдений лід + надісланий йому лист. Тобто кредит витрачається не лише на пошук і не лише на надсилання окремо, а на повний базовий крок: система знайшла ліда і надіслала йому листа.

Де дивитися статус і документи

Нижче на цій самій сторінці знаходиться блок історії платіжних документів. Там можна переглядати створені рахунки, терміни оплати, завантажувати PDF-рахунок і, якщо документ вже був сформований, пов’язані акти.

Якщо ваша підписка вже працює через банківський переказ, у профілі також відображаються поля «Дата наступного рахунку» (Next invoice date) та «Термін наступної оплати» (Next payment due date).

У поточному процесі підтвердження оплати ще виконується вручну адміністратором. Якщо рахунок не оплачено вчасно, після пільгового періоду у 5 днів платна підписка може бути переведена назад на безкоштовний план (free).

Практичні поради щодо доставлюваності

1. Не запускайте холодну кампанію з нерозігрітих акаунтів.
2. Не встановлюйте високий денний ліміт «про всяк випадок».
3. Пишіть прості листи без зайвих посилань і важкого форматування.
4. Не робіть тему занадто рекламною.
5. Використовуйте спінтакс помірковано, не агресивно.
6. Слідкуйте за тестом доставлюваності (Deliverability Test) після запуску кампанії.
7. Якщо тести погані, призупиніть кампанію, прогрійте акаунти ще тиждень і покращіть тексти.
8. Підключайте трекінг відповідей хоча б для частини акаунтів відправників, щоб бачити реальну картину по відповідям.

Просте правило: якщо сумніваєтесь між "зробити лист красивішим" і "зробити простішим", для холодної розсилки частіше перемагає простіший, спокійний і природний варіант.