IntelliReach

Подробная инструкция пользователя

Коротко о логике работы сервиса: вы подключаете аккаунты отправителей, прогреваете их, создаёте рассылку, запускаете её, следите за доставляемостью и ответами, а найденные компании и контакты храните в разделе Клиенты как во внутренней CRM.

Содержание

• Быстрый старт
• 1. Добавление аккаунтов отправителей
• 2. Прогрев аккаунтов
• 3. Создание рассылки
• 4. Запуск рассылки и контроль результатов
• 5. Раздел «Клиенты»
• 6. Раздел «Трекинг ответов»
• 7. Подписка и оплата по счёту
• Практические советы по доставляемости

Быстрый старт

1. Подключите хотя бы 2-5 аккаунтов отправителей, если планируете регулярные кампании.
2. Сразу поставьте новые аккаунты на прогрев.
3. Для хотя бы одного аккаунта отправителя включите трекинг ответов, чтобы видеть реальные ответы в едином разделе входящих.
4. Создайте кампанию: сначала аудитория и настройки, потом тексты писем.
5. Перед масштабным запуском держите умеренный дневной лимит и проверяйте блок доставляемости.
6. Если письма начали попадать в спам, лучше приостановить кампанию, до-прогреть аккаунты и упростить тексты.

1. Добавление аккаунтов отправителей

Аккаунт отправителя — это почтовый ящик, с которого система будет отправлять письма. В интерфейсе раздел называется «Отправители» (Senders), но по смыслу это просто ваши аккаунты отправителей.

Что мы рекомендуем для старта: начинайте с обычных личных аккаунтов Gmail и Outlook. У таких ящиков выше базовое доверие со стороны почтовых сервисов, поэтому на старте обычно проще получить хорошую доставляемость. Уже позже, когда вы разберётесь с прогревом и контролем репутации, можно подключать бизнес-аккаунты Google Workspace, Microsoft 365 и адреса на собственном домене.

Тип аккаунта — Когда использовать — Как подключается

• Google: Если у вас Gmail или Google Workspace. Через OAuth: входите в Google и разрешаете доступ.
• Microsoft: Если у вас Outlook / Microsoft 365. Через OAuth: входите в Microsoft и разрешаете доступ.
• Свой SMTP: Если у вас любая другая почта или собственный SMTP-сервер. Вручную: вводите SMTP-данные аккаунта.

Простое правило: если есть возможность подключить Google или Microsoft напрямую, обычно это самый удобный вариант. Подключение по SMTP нужно тогда, когда почта не относится к этим провайдерам или вы используете собственный домен.

Для продвинутых пользователей: если вы подключаете бизнес-почту на собственном домене, одной только авторизации в сервисе мало. Для нормальной доставляемости на стороне домена обычно должны быть настроены как минимум SPF, DKIM, DMARC и корректные MX-записи. Если вы поднимаете собственный почтовый сервер, дополнительно обычно нужен PTR / reverse DNS. Без этих записей письма могут стабильно попадать в спам даже при хорошем тексте.

Как добавить аккаунт отправителя

1. Откройте раздел «Отправители» (Senders).
2. Нажмите добавление нового аккаунта отправителя.
3. Выберите тип провайдера: Google, Microsoft или свой SMTP.
4. Укажите адрес электронной почты аккаунта.
5. Завершите подключение по сценарию ниже, в зависимости от типа аккаунта.

Скриншот: раздел «Отправители» со списком отправителей и кнопкой добавления нового аккаунта.

Вариант 1. Google

1. Выберите Google.
2. Введите адрес электронной почты аккаунта.
3. Система перенаправит вас в Google.
4. Войдите в нужный аккаунт и подтвердите доступ.
5. Важно! Установите галочку с разрешением на отправку писем!
6. После возврата в сервис убедитесь, что аккаунт отображается в списке отправителей.

Это самый простой способ подключения Gmail. Пароль от основного Google-аккаунта в сервис вручную вводить не нужно.

Скриншот: окно подключения Google-аккаунта отправителя.

Вариант 2. Microsoft

1. Выберите Microsoft.
2. Введите адрес электронной почты аккаунта.
3. Система перенаправит вас в Microsoft.
4. Авторизуйтесь и подтвердите разрешения.
5. После возврата проверьте, что аккаунт подключён и отображается как активный.

Вариант 3. Свой SMTP

Этот вариант используется для нестандартной почты. Здесь важны точные SMTP-настройки, которые даёт ваш почтовый провайдер или администратор домена.

Поле — Что означает — На что влияет

• Email: Почтовый ящик, с которого будут отправляться письма. Именно этот адрес увидят получатели.
• Имя пользователя SMTP: Логин для входа в SMTP. Нужен для авторизации на сервере отправки.
• Пароль SMTP: Пароль от SMTP или отдельный пароль приложения. Без него письма не будут отправляться.
• Хост SMTP: Адрес SMTP-сервера, например smtp.example.com. Определяет, куда сервис подключается для отправки.
• Порт SMTP: Порт подключения, обычно 465 или 587. Влияет на способ защищённого соединения.
• SSL/TLS: Защищённый режим подключения. Если настройки неверные, соединение не установится.

Если ваш провайдер использует порт 465, обычно это означает защищённое SSL/TLS-подключение. Если используете свой SMTP, всегда берите хост, порт и тип защиты из инструкции вашего почтового провайдера.

Скриншот: ручная SMTP-форма для подключения отправителя.

На что обратить внимание после подключения

• Статус аккаунта отправителя должен быть активным и подключённым.
• Если аккаунт новый, не запускайте с него сразу полноценную холодную рассылку: сначала прогрев.
• Если сервис показывает предупреждения по хосту или порту, проверьте, не перепутаны ли SMTP- и IMAP-настройки.
• Если аккаунт позже будет помечен как «Отключено (Спам)», его нужно заново прогреть.

2. Прогрев аккаунтов

Прогрев — это постепенное увеличение активности почтового ящика. Простыми словами: вы не начинаете сразу отправлять много писем, а даёте почтовому сервису привыкнуть к активности аккаунта.

Зачем нужен прогрев:

• снижает риск попадания в спам;
• уменьшает шанс блокировок со стороны Google, Microsoft и других провайдеров;
• помогает получить лучшую доставляемость до запуска реальной рассылки.

Практическая рекомендация: для холодных рассылок безопаснее прогревать аккаунты не несколько дней, а 3-4 недели. Особенно это важно для новых ящиков, для аккаунтов после паузы и для доменной почты, которую раньше не использовали активно.

Когда прогрев обязателен

• Если аккаунт новый.
• Если с него раньше не отправляли холодные письма.
• Если аккаунт долго не использовался.
• Если по тестам доставляемости письма начали массово уходить в спам.

Как запустить прогрев

1. Откройте раздел «Отправители» (Senders).
2. Найдите нужный аккаунт.
3. Нажмите запуск прогрева.
4. Выберите параметры прогрева.
5. Подтвердите старт.

Скриншот: диалог запуска прогрева с параметрами прогрева.

Что означают параметры прогрева

Начальное число писем в день: Сколько писем отправлять в первый день прогрева. Чем осторожнее старт, тем безопаснее для нового аккаунта.

Ежедневное увеличение: На сколько писем в день увеличивать объём. Задаёт скорость роста нагрузки.

Длительность прогрева: Сколько дней будет идти прогрев. Чем слабее репутация аккаунта, тем полезнее более длинный прогрев.

Безопасный старт для большинства новых аккаунтов

• Начать с 1-2 писем в день.
• Увеличивать плавно, без резких скачков.
• Держать прогрев 3-4 недели, а при слабой доставляемости — ещё дольше.

В коде сейчас у нового аккаунта по умолчанию создаётся базовый короткий шаблон прогрева: 3 письма в первый день, затем +3 письма в день, длительность 7 дней. Но для реальной холодной рассылки этого часто мало, поэтому безопаснее продлевать прогрев до 3-4 недель.

Какие статусы аккаунта вы можете увидеть

• Новый — аккаунт подключён, но ещё не прогрет.
• В процессе прогрева — прогрев уже идёт.
• Прогрето — аккаунт считается прогретым и готовым к работе.
• Отключено — соединение потеряно, аккаунт надо переподключить.
• Отключено (Спам) — аккаунт временно исключён из работы из-за плохой доставляемости.

Если аккаунт получил статус, связанный со спамом, не стоит продолжать масштабную отправку. Правильная реакция: остановить нагрузку, заново прогреть аккаунт и пересмотреть тексты.

Когда можно использовать ручную отметку «Прогрето»

Только если вы точно знаете, что этот ящик уже был качественно прогрет раньше, вне текущей системы. Если вы не уверены, лучше не пропускать прогрев.

3. Создание рассылки

В IntelliOutreach создание рассылки состоит из двух больших частей:

1. настройка аудитории и правил поиска;
2. подготовка цепочки писем.

Лучшая практика: сначала настроить, кому вы хотите писать, и только потом работать над текстом. Тогда письма будут точнее, а конверсия выше.

Пошаговый сценарий создания кампании

1. Откройте раздел «Рассылки» (Campaigns).
2. Нажмите создание новой кампании.
3. Заполните базовые поля.
4. При необходимости опишите задачу ИИ-ассистенту обычным языком.
5. Если нужно больше контроля, включите расширенный режим.
6. Настройте лимиты, расписание и аккаунты отправителей.
7. Соберите цепочку писем.
8. Сохраните кампанию и после проверки запускайте.

Скриншот: стартовый экран создания новой кампании.

Базовые поля вверху формы

Название кампании: Название вашей рассылки. Сделайте понятным: чтобы позже быстро отличать кампании по рынку, продукту или гипотезе.

Тестовый запуск: Пробный режим. Полезен, если хотите аккуратно проверить настройку перед более серьёзным запуском.

Отправлять по клиентам: Отправка по уже существующим компаниям из вашего раздела «Клиенты». Включайте, если хотите писать не по новому поиску, а по внутренней клиентской базе (CRM).

Типы клиентов: Каким типам клиентов из клиентской базы (CRM) можно отправлять. Например, только потенциальным клиентам или только горячим лидам.

Исключённые типы клиентов: Какие типы клиентов нужно исключить. Полезно, если часть базы заведомо не подходит под конкретное предложение.

ИИ-чат для определения задачи кампании

В форме есть блок с ИИ-описанием кампании. Это удобный режим, когда вы не хотите вручную раскладывать аудиторию по всем настройкам. Вы просто описываете задачу обычным языком, а система помогает превратить её в структурированную кампанию.

Как это работает

1. Вы пишете, кого хотите найти и что предлагаете.
2. ИИ задаёт только недостающие уточняющие вопросы.
3. После этого система собирает сводку: аудитория, география, источники и фильтры.
4. На основе этой сводки часть полей кампании заполняется автоматически.

Пример хорошего запроса в ИИ-чат

“Найди по Украине компании, которым может быть полезен интернет-маркетинг: клиники, производители и интернет-магазины. Не хочу слишком широкую выборку, интересуют компании с сайтом и электронной почтой.”

Скриншот: блок ИИ-чата для описания задачи кампании.

Зачем пользоваться ИИ-чатом

• Он помогает не забыть важные параметры поиска.
• Ускоряет создание кампании, если вы не хотите настраивать всё вручную.
• Удобен, когда вы знаете задачу по смыслу, но не хотите думать о структуре полей.

Что означает сводка задачи (Intent Summary)

Это краткое резюме того, как система поняла вашу задачу: кого искать, где искать, насколько широко искать и из каких источников собирать компании.

Если сводка выглядит неточно, не запускайте кампанию сразу. Либо уточните задачу в ИИ-чате, либо включите расширенный режим и поправьте всё вручную.

Расширенный режим: для чего нужен

Расширенный режим нужен, когда вы хотите не просто описать кампанию по смыслу, а вручную управлять всеми важными параметрами поиска. Это режим точной настройки.

Разбор всех настроек расширенного режима

Цели поиска: Кого именно вы хотите найти: ниши, типы компаний, роли, сегменты. Это основа поиска. Чем точнее цель, тем качественнее выборка. В текущем интерфейсе лучше держать до 5 ключевых направлений поиска.

Страна: Страна поиска. Ограничивает географию всей кампании.

Категория бизнеса: Основные категории бизнеса. Сильно влияет на релевантность найденных компаний.

Подкатегория бизнеса: Более узкие подкатегории внутри основной категории. Помогает сузить выборку и убрать лишний шум.

Описание целевой аудитории: Текстовое описание идеального клиента. Помогает системе лучше понять, кого считать хорошим совпадением.

Регионы: Конкретные города, области или регионы. Если вы не хотите всю страну, задайте нужные территории вручную.

City size: Big / Middle / Small: Автоподбор городов по размеру. Ускоряет настройку географии. Например, можно искать только большие города или только небольшие локальные рынки.

Предпочтительные источники компаний: Из каких источников лучше собирать компании. Влияет на то, откуда будет приходить база: официальный реестр, поиск по сайтам, Google Maps, Instagram, Prom.ua.

Переопределение веб-поиска: Принудительно включить, выключить или оставить автоматически web-поиск. Полезно, если вы точно знаете, нужен ли вам поиск по сайтам.

Переопределение поиска по картам: Принудительно включить, выключить или оставить автоматически поиск по картам. Особенно полезно для локального бизнеса: салоны, клиники, рестораны, мастерские, офлайн-точки.

Наличие сайта: Есть ли требование к наличию сайта. Можно искать любые компании, только с сайтом или только без сайта.

Соцсети на сайте: Есть ли на сайте ссылки на соцсети. Помогает отсеивать более “упакованные” или, наоборот, недоработанные компании.

Наличие электронной почты: Есть ли требование к наличию электронной почты. Если важен только прямой контакт по электронной почте, включайте обязательное наличие электронной почты.

Наличие телефона: Есть ли требование к наличию телефона. Помогает, если вам нужна более полная карточка компании для multichannel-работы.

Режим аудитории: Precise — уже и точнее. Broad — шире и свободнее. Precise лучше, когда нужна качественная и узкая аудитория. Broad — когда хотите собрать шире и потом фильтровать.

Охват географии: Selected regions — только выбранные регионы. Countrywide — вся страна. Определяет масштаб географии кампании.

Модель бизнеса: Тип бизнеса: онлайн, офлайн / локальный, смешанный. Помогает отличать интернет-бизнес, локальный офлайн и смешанные модели.

Оценка размера компании: Оценка масштаба компании: один человек, микро, малый, средний и выше. Полезно, если ваш оффер рассчитан только на маленькие компании или, наоборот, на более зрелый бизнес.

Желаемый объём результата: Желаемый объём результата. В текущем сценарии это чаще всего формируется ИИ-резюме и стратегией поиска, а не отдельной ручной настройкой для повседневной работы.

Как понять, когда использовать Precise, а когда Broad

Precise

• Когда база должна быть меньше, но чище.
• Когда оффер подходит только узкому сегменту.
• Когда вы не хотите тратить лимиты на лишние компании.

Broad

• Когда вы ещё тестируете гипотезу.
• Когда нужна более широкая база для отбора.
• Когда аудитория понятна только примерно, а не очень узко.

Скриншот: расширенный режим кампании с ручными настройками поиска.

Лимиты и расписание отправки

Дневной лимит писем: Максимум писем в день на каждый аккаунт отправителя. Для лучшей доставляемости держите лимит умеренным. В интерфейсе максимум 40 в день на аккаунт.

Дни отправки: В какие дни недели разрешена отправка. Обычно удобнее оставлять рабочие дни, если вы делаете B2B outreach.

Время начала: С какого времени начинать отправку. Подбирайте под рабочее время целевой аудитории.

Время окончания: До какого времени можно отправлять. Не ставьте слишком позднее время без необходимости.

Выбор аккаунтов отправителей: Какие аккаунты отправителей участвуют в кампании. Если не ограничивать вручную, обычно выбираются доступные подключённые аккаунты.

Важная логика из кода: фактическая скорость отправки у новых аккаунтов всё равно растёт постепенно, даже если вы сразу поставите желаемый максимум в настройках кампании. Сейчас система ограничивает один новый аккаунт так: до 1 месяца — 5 писем в день, до 2 месяцев — 10, до 3 месяцев — 20, дальше — до 40. Поэтому можно сразу ставить в кампании желаемый верхний предел, а реальный объём будет увеличиваться сам по мере «взросления» аккаунтов отправителей.

Высокий дневной лимит не делает кампанию “лучше”. Он только быстрее нагружает аккаунты. Общее правило такое: чем меньше с одного аккаунта в день отправляется писем, тем лучше. Добавляйте больше аккаунтов если нужно отправлять больше писем.

Скриншот: лимиты и расписание отправки в настройках кампании.

Исключённые типы клиентов

В этом же блоке можно сразу исключить типы клиентов, которым не нужно отправлять новую кампанию. Это полезно, чтобы не писать повторно тем, кто уже не должен получать холодные письма.

• Исключайте отписавшихся (Unsubscribed), чтобы не нарушать их выбор и не ухудшать репутацию отправителя.
• Исключайте Client / Клиент, если это уже действующий клиент и для него нужен отдельный сценарий коммуникации.
• Исключайте Rejected / Отклонённые, если вы уже поняли, что эти компании вам не подходят.
• Такой фильтр особенно полезен при повторных запусках по CRM-базе, чтобы не смешивать новых лидов, текущих клиентов и отписавшихся.

Скриншот: исключённые типы клиентов в настройках кампании.

Создание цепочки писем

В кампании используется цепочка писем: первое письмо и последующие письма-напоминания. В текущем интерфейсе можно собрать до 3 шагов: первое письмо и ещё до двух последующих писем.

Как устроена цепочка

• Шаг 1 — первое письмо: у него есть тема и тело письма.
• Шаг 2 и далее — последующие письма: у них есть текст и задержка в днях после предыдущего шага.
• Последующие сообщения отправляются как ответ в той же цепочке переписки.
• Если получатель отвечает по-настоящему, оставшиеся шаги цепочки останавливаются автоматически.

Что означает задержка последующего письма

Это пауза между письмами. Например, если у последующего письма стоит 3 days, то второе письмо уйдёт через три дня после предыдущего шага, если человек не ответил.

Как писать первое письмо

• Тема должна быть короткой, естественной и без “кричащих” обещаний.
• Письмо лучше делать простым, как обычное деловое сообщение, а не как рекламный баннер.
• Не перегружайте письмо жирным текстом, ссылками, цветами и сложной вёрсткой.
• Один понятный оффер и один понятный следующий шаг работают лучше всего.

Спинтакс (Spintax): что это и как пользоваться

Спинтакс (Spintax) — это способ сделать несколько естественных вариантов одного и того же текста. Система случайно подставляет один из вариантов, и письма получаются не полностью одинаковыми.

Синтаксис

Используйте формат: {Привет|Здравствуйте|Добрый день}

Это означает, что в письме будет случайно выбран один из вариантов.

Где применять спинтакс

• в теме письма;
• в приветствии;
• в 1-2 фразах основного текста;
• в мягком CTA или завершающей фразе.

Как применять правильно

• Используйте небольшие вариации, а не полностью разные тексты.
• Обычно 3-5 вариантов в одном месте более чем достаточно.
• Не нужно “крутить” каждое предложение.
• После вставки используйте предпросмотр, чтобы увидеть пример готового письма.
• Если система предупреждает о незакрытых фигурных скобках, исправьте синтаксис до запуска.

Улучшить с помощью ИИ

Для темы и для текста письма есть кнопка «Улучшить с ИИ» (Improve with AI). Она переписывает текущий вариант в более аккуратную форму с упором на понятность и доставляемость.

Как это работает

1. Вы пишете свой черновик.
2. Нажимаете «Улучшить с ИИ» (Improve with AI).
3. Система генерирует один улучшенный вариант, готовый для спинтакса.
4. Вы можете открыть результат, скопировать его, заменить текущий текст или попросить новую генерацию.

Каждая ИИ-генерация или регенерация списывает 30 credits. Это относится и к улучшению темы, и к улучшению текста письма.

Когда улучшение с помощью ИИ особенно полезно

• если текст слишком рекламный;
• если письмо звучит жёстко или неестественно;
• если хотите быстро получить более мягкий и безопасный для доставляемости вариант;
• если нужно сделать текст короче или профессиональнее.

Check style: быстрая проверка качества варианта

В форме есть быстрый style check для варианта темы или текста. Он нужен, чтобы быстро понять, что в тексте выглядит хорошо, а что может ухудшать восприятие или доставляемость.

Это не замена здравому смыслу, но хороший способ сделать финальную проверку перед запуском.

Подпись и ссылка отписки

Использовать имя отправителя в подписи: Подставляет имя аккаунта отправителя в подпись письма. Делает письмо более личным и естественным.

Добавить ссылку отписки: Добавляет ссылку для отписки. Полезно в некоторых сценариях, но для первого холодного письма лишние ссылки могут ухудшать доставляемость.

Если вы не уверены, лучше не перегружать первое письмо ссылками. В текущем интерфейсе есть отдельное предупреждение, что ссылка отписки в первом холодном письме может ухудшить попадание во «Входящие».

Скриншот: редактор цепочки писем и последующих шагов.

4. Запуск рассылки и контроль результатов

Как запускать кампанию

1. Откройте список кампаний.
2. Найдите нужную кампанию.
3. Нажмите запуск.
4. Если система покажет предупреждение о непрогретых аккаунтах отправителей, лучше остановиться и сначала решить вопрос с прогревом.

Скриншот: список кампаний со статусами и действием запуска.

Запускать холодную рассылку без прогретых аккаунтов рискованно. Сервис прямо предупреждает, что это может повлиять на доставляемость и даже привести к блокировкам.

Где смотреть результаты

Основные данные смотрятся в двух местах:

• в списке «Рассылки» (Campaigns) — для быстрого контроля состояния;
• в деталях конкретной кампании — для более глубокого анализа.

Что видно в списке «Рассылки»

• статус кампании: готова, запущена, остановлена, завершена, на паузе и так далее;
• прогресс поиска компаний;
• прогресс отправки писем;
• текущий срез по доставляемости, если по кампании уже есть данные;
• пометки по качеству текста, если запускалась проверка.

Что смотреть в деталях кампании

• Всего найдено компаний — сколько компаний найдено.
• Компании без электронной почты — сколько компаний нашлось без электронной почты.
• Всего найдено адресов электронной почты — сколько адресов электронной почты найдено.
• Невалидные адреса электронной почты — сколько адресов отбраковано как невалидные.
• Всего отправлено писем — сколько писем реально отправлено.
• Reply rate — доля ответов. Особенно полезна, если у аккаунтов отправителей подключён трекинг ответов.
• Отписавшиеся (Unsubscribed) — сколько контактов исключено из дальнейшей коммуникации.
• Daily activity — ежедневная активность по кампании.

Как следить за доставляемостью

Для этого в кампании есть блок «Тест доставляемости» (Deliverability Test). Он показывает, куда в среднем попадают тестовые письма:

• Входящие (Inbox) — письма доходят нормально.
• Спам — письма летят в спам, нужно вмешательство.
• Неизвестно (Unknown) — ещё нет точного результата или размещение не определилось.

Что особенно важно смотреть

• общую долю писем во входящих (Inbox rate) по кампании;
• общую долю писем в спаме (Spam rate) по кампании;
• разбивку по отдельным аккаунтам отправителей;
• динамику по времени: стало лучше или хуже после запуска.

Если доставляемость плохая

1. Поставьте кампанию на паузу или остановите её.
2. Дайте аккаунтам отправителей ещё минимум неделю прогрева.
3. Снизьте дневной лимит на один аккаунт отправителя.
4. Упростите тексты: меньше ссылок, меньше “продажности”, меньше форматирования.
5. Проверьте темы писем и первую фразу: именно они часто ломают доставляемость.
6. После этого повторно следите за показателями доставляемости и только потом масштабируйте.

Скриншот: блок теста доставляемости в деталях кампании.

Как понять, что уже пора вмешаться

• Доля писем в спаме (Spam rate) заметно растёт.
• Доля писем во входящих (Inbox rate) падает после старта кампании.
• Аккаунты отправителей начинают получать плохую репутацию или отключаются из-за спама.
• Ответов мало, при этом тема и текст выглядят слишком рекламно или тяжело читаются.

5. Раздел «Клиенты»

Раздел «Клиенты» (Clients) — это внутренняя клиентская база (CRM) внутри IntelliOutreach. Здесь хранятся компании, с которыми вы уже работаете или хотите работать: найденные системой, импортированные вручную или добавленные из входящих.

Для чего нужен раздел «Клиенты»

• хранить базу компаний и контактов в одном месте;
• делить базу по статусам;
• видеть историю коммуникации;
• запускать рассылки по уже накопленной клиентской базе (CRM);
• добавлять заметки, теги и менять статусы по мере работы.

Основные статусы в клиентской базе

• Потенциальный клиент (Prospect) — компания потенциально интересна.
• Горячий лид (Hot Lead) — тёплый лид, есть повышенный интерес.
• Клиент (Client) — действующий клиент.
• Отклонённый (Rejected) — компания не подходит или уже неактуальна.

В системе также могут использоваться и дополнительные пользовательские статусы, если это разрешено вашим тарифом и настройками.

Как пользоваться разделом «Клиенты»

1. Откройте раздел «Клиенты» (Clients).
2. Используйте поиск по электронной почте, компании или сайту, чтобы быстро найти нужную карточку.
3. Откройте карточку компании и обновите статус, теги и заметки.
4. Смотрите историю отправок и ответов по компании.
5. При необходимости отправляйте индивидуальное письмо прямо из карточки.

Что можно делать в таблице клиентов

• искать и фильтровать компании;
• сортировать список;
• включать и скрывать колонки;
• выделять несколько записей сразу;
• массово менять статусы;
• массово удалять записи;
• удалять все записи из текущего отфильтрованного представления, если это нужно.

Скриншот: таблица клиентов с поиском, фильтрами и массовыми действиями.

Импорт базы в раздел «Клиенты»

Вы можете импортировать базу из файлов .xlsx, .xls или .csv.

1. Откройте раздел «Клиенты».
2. Выберите импорт.
3. Загрузите файл.
4. Укажите, какой статус присвоить импортируемым компаниям.
5. При необходимости добавьте теги.
6. Проверьте результат после импорта.

По текущей логике интерфейса импорт не заменяет поиск компаний, а просто добавляет готовые данные во внутреннюю клиентскую базу (CRM). Сервис также проверяет адреса электронной почты при таком импорте.

Скриншот: импорт базы клиентов из файла.

Как заполнять карточку компании

В карточке компании можно хранить:

• название компании;
• сайт;
• адрес электронной почты и телефоны;
• ссылки на соцсети;
• локацию;
• заметки;
• теги;
• историю отправленных писем и ответов.

Почему это удобно

• Вы не теряете компанию после первой рассылки.
• Можно быстро перевести лид в другой статус.
• Удобно разделять холодные контакты, тёплые лиды и реальных клиентов.
• Можно запускать отдельные кампании именно по клиентской базе (CRM), а не только по новому поиску.

6. Раздел «Трекинг ответов»

Трекинг ответов нужен для того, чтобы сервис не только отправлял письма, но и видел реальные входящие ответы из ваших почтовых ящиков. Благодаря этому ответы собираются в одном месте, а цепочки последующих писем ведут себя корректно.

Главная польза трекинга: когда человек ответил, вы видите это в едином разделе входящих, можете быстро ответить, связать диалог с карточкой клиента и не продолжать лишние последующие письма.

Что даёт трекинг ответов

• единый раздел входящих по подключённым аккаунтам отправителей;
• автоматический сбор входящих ответов;
• остановку оставшихся шагов цепочки после реального ответа получателя;
• лучшие метрики по ответам и части аналитики по откликам;
• возможность отвечать прямо из интерфейса.

Как включить трекинг

1. Откройте раздел «Отправители» (Senders).
2. Найдите нужный аккаунт отправителя.
3. Включите для него трекинг ответов.
4. Пройдите сценарий подключения в зависимости от типа аккаунта.
5. Если система просит протестировать соединение, обязательно сделайте тест до сохранения.

Скриншот: включение трекинга ответов и настройка IMAP.

Как подключение отличается для разных типов аккаунтов

Тип аккаунта: Google OAuth

• Как подключается трекинг: Открывается IMAP-диалог, где обычно нужен пароль приложения Google
• Что важно помнить: Для Gmail чаще всего нужно включить двухфакторную защиту в Google и сгенерировать отдельный пароль приложения

Тип аккаунта: Microsoft OAuth

• Как подключается трекинг: Система ведёт через повторное OAuth-подключение для IMAP-доступа
• Что важно помнить: Обычно отдельный IMAP-пароль вводить не нужно, авторизация идёт через OAuth2 / XOAUTH2

Тип аккаунта: Свой SMTP

• Как подключается трекинг: Нужно вручную указать хост IMAP, порт IMAP, тип защиты и пароль
• Что важно помнить: После ввода данных нужно нажать «Проверить соединение» (Test Connection); сохранить без успешного теста нельзя

Что означают поля IMAP-подключения

Хост IMAP: Адрес сервера входящей почты, например imap.gmail.com. Через него сервис читает входящие ответы.

Порт IMAP: Порт сервера входящей почты. Определяет тип соединения и то, сможет ли сервис подключиться.

Защита / SSL: Защищённый режим IMAP-подключения. Если поставить неверно, трекинг не заработает.

Пароль / пароль приложения: Пароль для чтения почты или отдельный пароль приложения. Нужен для авторизации на входящей почте.

Не путайте SMTP и IMAP. SMTP отвечает за отправку, IMAP — за чтение входящих писем и ответов. Если перепутать хост или порт, трекинг не подключится.

Где смотреть ответы после подключения

После включения трекинга ответы попадают в единый раздел входящих, где обычно доступны:

• вкладки Открытые (Open), Архив (Archived) и Отложенные (Snoozed);
• поиск по перепискам;
• ручное обновление раздела входящих;
• ответ прямо из интерфейса;
• связка переписки с карточкой компании в разделе «Клиенты»;
• архивация, откладывание и удаление диалогов.

Скриншот: единые входящие (inbox) с ответами после включения трекинга ответов.

Как работает трекинг вместе с цепочками

• если человек ответил, оставшиеся последующие письма по нему останавливаются;
• если вы сами отвечаете из раздела входящих, это идёт как нормальный ответ в ту же цепочку;
• последующие письма со 2 шага и дальше тоже отправляются в той же ветке переписки;
• автоответы вроде out-of-office не обязательно считаются полноценным реальным ответом.

Ограничения и практические замечания

• По текущему интерфейсу бесплатный план (free) ограничивает трекинг одним аккаунтом отправителя одновременно.
• Для Gmail трекинг обычно упирается в корректно созданный пароль приложения.
• Для нестандартной почты перед сохранением обязательно нужен успешный тест соединения.
• Если трекинг не подключён, вы всё равно можете отправлять письма, но будете видеть меньше полезной аналитики по ответам внутри системы.

7. Подписка и оплата по счёту

Если вам неудобно оплачивать тариф банковской картой, в разделе «Профиль» (Profile) есть отдельный блок «Безналичная оплата» (Invoice Billing) для безналичной оплаты по счёту. Этот сценарий подходит для ФОП, ООО и других юрлиц, которым нужен официальный счёт на тариф или дополнительные кредиты.

По текущей логике продукта вы один раз сохраняете реквизиты компании, затем создаёте счёт, а после подтверждения оплаты администратором подписка или кредиты активируются автоматически.

Скриншот: раздел «Безналичная оплата» в профиле для безналичной оплаты.

Когда использовать оплату по счёту

• Если платёж должен идти от компании или ФОП, а не с личной карты.
• Если вам нужен официальный счёт на тариф, кредиты или смешанный заказ.
• Если бухгалтерии нужны реквизиты, адрес электронной почты для документов и история счетов в одном месте.

Какие поля нужно заполнить

Название компании (Company name)
Юридическое название компании или ФОП
Попадёт в счёт и платёжные документы

EDRPOU
Код ЕДРПОУ или ИНН/регистрационный код
Нужен для корректного оформления счёта

Юридический адрес (Legal address)
Юридический адрес компании
Используется в биллинговом профиле и документах

Почтовый адрес (Postal address)
Почтовый адрес, если он отличается от юридического
Нужен для реквизитов и документооборота

Адрес электронной почты для счетов (Billing email)
Адрес электронной почты, на который должны приходить счета
Туда система отправляет PDF-счёт и связанные документы

Подписант / должность подписанта (Signer name / Signer title)
ФИО и должность подписанта
Используется для документов юрлица

Примечания (Notes)
Дополнительные комментарии для счёта
Полезно для внутренних пометок или пожеланий бухгалтерии

Пошаговый план действий

1. Откройте раздел «Профиль» (Profile).
2. Прокрутите страницу до блока «Безналичная оплата» (Invoice Billing).
3. Заполните реквизиты компании: название, ЕДРПОУ, юридический адрес, адрес электронной почты для счетов, подписанта и при необходимости почтовый адрес.
4. Если почтовый адрес совпадает с юридическим, включите опцию «Совпадает с юридическим адресом» (Same as legal address).
5. Нажмите «Сохранить платёжный профиль» (Save billing profile), чтобы сохранить реквизиты один раз.
6. В блоке «Создать счёт» (Create invoice) выберите, что вы хотите оплатить: тариф, дополнительные кредиты или оба варианта сразу.
7. Если нужен тариф, выберите его в поле «Тарифный план» (Subscription plan).
8. Если нужны только или дополнительно кредиты, укажите количество в поле «Дополнительные кредиты» (Extra credits).
9. Нажмите «Создать счёт» (Create invoice).
10. Дождитесь письма со счётом на адрес электронной почты для счетов (Billing email) и оплатите его банковским переводом.
11. После оплаты отправьте квитанцию на support@intellireach.agency.
12. Затем в течение дня после проверки оплаты тариф или кредиты будут активированы.

Что происходит после оплаты: после отправки квитанции на support@intellireach.agency команда проверяет оплату, и в течение дня тариф активируется, а кредиты начисляются. Если счёт включал тариф, система переводит подписку в режим ежемесячного выставления счетов, поэтому дальше новый счёт будет приходить автоматически. Также в конце месяца будет автоматически отправляться акт выполненных работ.

Что можно оплатить через счёт

• Только тариф подписки.
• Только дополнительные кредиты.
• Смешанный счёт: тариф плюс дополнительные кредиты в одном документе.

Как понимать кредиты: в этой логике 1 кредит = 1 найденный лид + отправленное ему письмо. То есть кредит расходуется не просто на поиск и не просто на отправку отдельно, а на полный базовый шаг: система нашла лид и отправила ему письмо.

Где смотреть статус и документы

Ниже на той же странице находится блок истории платёжных документов. Там можно смотреть созданные счета, сроки оплаты, скачивать PDF-счёт и, если документ уже был сформирован, связанные акты.

Если ваша подписка уже работает через банковский перевод, в профиле также отображаются поля «Дата следующего счёта» (Next invoice date) и «Срок следующей оплаты» (Next payment due date).

В текущем процессе подтверждение оплаты ещё выполняется вручную администратором. Если счёт не оплачен в срок, после льготного периода в 5 дней платная подписка может быть переведена обратно на бесплатный план (free).

Практические советы по доставляемости

1. Не запускайте холодную кампанию с непрогретых аккаунтов.
2. Не ставьте высокий дневной лимит “на всякий случай”.
3. Пишите простыми письмами без лишних ссылок и тяжёлого форматирования.
4. Не делайте тему слишком рекламной.
5. Используйте спинтакс умеренно, а не агрессивно.
6. Следите за тестом доставляемости (Deliverability Test) после запуска кампании.
7. Если тесты плохие, приостановите кампанию, прогрейте аккаунты ещё неделю и улучшите тексты.
8. Подключайте трекинг ответов хотя бы для части аккаунтов отправителей, чтобы видеть реальную картину по ответам.

Простое правило: если сомневаетесь между “сделать письмо красивее” и “сделать письмо проще”, для холодной рассылки чаще выигрывает более простой, спокойный и естественный вариант.